Vous êtes chef d’entreprise et vous recherchez des astuces pour mieux organiser vos réunions ? Il vous suffit de suivre quelques règles de base et de vous assurer d’avoir un bon cadre ainsi qu’un animateur compétent. Pour vous aider, voici comment procéder pour rendre vos réunions efficaces.
Bien choisir le lieu de la réunion
Le premier facteur qui détermine l’efficacité d’une réunion est le cadre choisi pour l’abriter. Aussi, il convient de choisir une salle de réunion adaptée pour des rencontres de discussion entre collaborateurs ou avec des partenaires. Un tel cadre favorise entre-autres la bonne communication, une concentration optimale et évite le stress du bureau. À ce sujet, pensez à contacter les professionnels de l’entreprise nos agenceurs pour créer un cadre confortable et équipé.
Grâce à l’intervention de ce spécialiste de l’agencement d’espaces, vous pouvez disposer rapidement d’une salle de réunion bien aménagée.
Définir les objectifs de la réunion
Pour une réunion efficace, il apparaît indispensable de définir des objectifs. Ils doivent être décrits explicitement et toutes les informations relatives à ceux-ci sont à communiquer aux participants avant la réunion. Ainsi, vous gagnez du temps et cela vous permet d’aborder l’ensemble des sujets pertinents. En effet, chaque participant à la réunion aurait déjà mené une réflexion sur le sujet du jour et l’aurait mieux compris avant la réunion.
Choisir un animateur compétent
Si vous voulez rendre votre réunion efficace, veillez à bien choisir le maître de séance. Celui-ci doit avoir le profil requis pour aborder le thème choisi sous les différents angles. L’animateur idéal doit être celui qui maîtrise mieux les sujets à aborder et il doit aussi posséder le langage de communication approprié. Il est chargé de lancer les débats et de les arrêter, d’arbitrer le temps d’intervention des participants etc.
Venir en avance sur le lieu de la réunion
La ponctualité est un facteur clé, gage d’efficacité d’une réunion. Aussi, il est conseillé de venir un peu plus tôt sur les lieux. De cette façon, vous disposez du temps nécessaire pour installer convenablement le matériel de réunion et jeter un ultime coup d’œil sur l’ensemble de la salle.
Ceci vous permet de faire les petites mises à jour importantes pour le bon déroulement de la réunion. Prenez les meilleures dispositions pour communiquer l’heure de la réunion à tous ses participants et n’attendez pas les retardataires pour commencer.
Prévoir un support de communication
Après avoir finalisé la définition des objectifs de la réunion, il est important de préparer un support de communication sur lequel ils vont être mentionnés. Ce document sert en réalité de feuille de route et permet aux participants de mieux vous suivre. Les supports visuels sont plus conseillés car ils montrent à chaque étape ce que vous dites. De cette façon, les participants suivent aisément les échanges. Mettez si possible des images et vidéos dans le support !
Éviter de sortir du cadre de la discussion
Pendant les réunions, il n’est pas rare de voir les participants s’éloigner du sujet de base, ce qui ne permet pas d’atteindre les objectifs fixés. Ainsi, pour que votre réunion soit efficace, il faut chaque fois revenir au sujet initial. Cette tâche est réservée au présentateur. Si un autre débat doit intervenir lors de la réunion, pensez à le programmer pour une date ultérieure. Sinon, vous risquez de passer à côté de votre but.
À la fin de votre réunion, le présentateur doit faire un récapitulatif de tout ce qui a été dit. Il doit donc repasser sur tous les sujets abordés de façon brève.
